ARLETH BERNAL IPS S.A.S. identificada con Nit. 901804301-1, con domicilio en la Avenida Carrera 15 No. 122-35 Consultorio 408 en Bogotá, Teléfono 3123954053 y correo electrónico info@arlethbernal.com, expone a través de este manual, su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES como responsable y encargada de recolectar, almacenar, asegurar la confidencialidad y custodia de todo archivo o base de datos que contenga información de carácter sensible, reservado o clasificado (asociada a la prestación de servicios de salud como datos personales e historia clínica), siempre que el titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

Esta política es de carácter obligatorio para ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  en calidad de responsable de la organización y uso adecuado en el tratamiento de datos personales, comprometiéndose a cumplir con el marco normativo establecido para este fin y a capacitar a los encargados o empleados que realizan el tratamiento de datos en la institución, para que entiendan y apliquen los procedimientos que establece este manual.

OBJETO

El presente manual establece los principios para la organización y uso adecuado en el tratamiento de datos personales recolectados con el objeto de la prestación de servicios de salud, buscando asegurar su preservación, privacidad y confidencialidad, para que los usuarios que accedan a nuestros servicios lo realicen con la confianza de que sus datos se encuentran protegidos. Lo anterior, con el fin de asegurar el derecho fundamental al HABEAS DATA que garantiza a los ciudadanos el poder de decisión y control sobre la información, uso y destino de sus datos personales.

ALCANCE

Esta Política aplica a la información personal que obtenga la institución, en el desarrollo de actividades del objeto social, en las actividades laborales, comerciales, y demás relacionadas.

MARCO NORMATIVO

La Constitución Política de Colombia en su artículo 15 consagra que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Igualmente, el artículo 20 garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

A través de la Ley 1581 de 2012 se desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). Para ello, regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de Datos Personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos (Literal K artículo 17).

El Decreto 1377 de 2013 que reglamenta la Ley 1581 de 2012, establece la obligatoriedad por parte de los responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el Tratamiento de los Datos Personales y velar porque los Encargados del Tratamiento realicen cumplimiento.

Mediante la Ley 1273 de 2009, se creó un nuevo bien jurídico tutelado denominado “de la protección de la información y de los datos” tipificando penalmente las conductas contra la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad de los datos y de los sistemas informáticos.

la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 modificada en parte por la Resolución 839 de 2017 y la Resolución 2546 de 1998, regulan los principios de ética médica en el manejo de la información y el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación.

DEFINICIONES

Para las siguientes definiciones se toma como referencia el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

1. Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que ARLETH BERNAL IPS S.A.S. trate sus datos, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta política.
2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. Aplica para archivos tanto físicos como electrónicos.
4. Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados y semiprivados, y sensibles.
5. Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y que por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sus datos públicos pueden ser, entre otros, su nombre, identificación, estado civil, profesión u oficio.
6. Dato Personal Privado: Es la información que sólo le concierne a usted como Titular, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de su domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de su domicilio, afecciones a la salud y orientación sexual.
7. Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados, que en ciertas situaciones podrían ser de interés para un determinado grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente al cumplimiento e incumplimiento de obligaciones financieras.
8. Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros). Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
9. 9. Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles.
10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
12. Titular del dato: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. cuando autoriza a tratar sus datos.
13. Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. ARLETH BERNAL IPS S.A.S. es responsable de la información que reposa en su base de datos, en especial, de los datos de sus usuarios, clientes, empleados, contratistas y proveedores.

 PRINCIPIOS

Los siguientes principios son los parámetros básicos que rigen los procesos de almacenamiento, uso y tratamiento de los datos en la institución  ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de autonomía: La institución  ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a solicitar información sobre sus datos personales, para lo cual se pondrá a su disposición todos los mecanismos idóneos para garantizar que podrá acceder a ellos sin restricciones.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Se tratarán los datos conforme con las disposiciones de ley.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada y autorizada por el Titular.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere el presente manual, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.

Principio de temporalidad de la información. La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

DESCRIPCION DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACION PERSONAL DE LOS TITULARES

Los datos personales de los titulares que se recogen en el servicio de Psicología y Neuropsicología pueden incluir, pero no limitarse a:

1. Nombre y apellidos completos.
2. Tipo y numero de documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, pasaporte, cedula de extranjería o carné diplomático).
3. Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
4. Edad, sexo, estado civil, idiomas que habla y creencias religiosas.
5. Escolaridad, profesión y ocupación.
6. Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo, celular.
7. Empleador, su ubicación y sus datos de contacto.
8. Información clínica del paciente incluyendo los antecedentes personales, familiares y epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, consultas realizadas, medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas, y del equipo de salud, procedimientos quirúrgicos, etc.
9. Datos de contacto de sus familiares, responsables o representantes legales.
10. Hábitos personales.
11. Su entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, ARL, Planes de Atención Complementaria, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc).
12. Motivo y propósito de uso de nuestros servicios.
13. Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones o quejas.
14. Información personal brindada a través de encuestas u otros instrumentos.

BASES DE DATOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El tratamiento que realiza ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  de los datos es el de recolectar, almacenar, usar, suprimir, procesar, compilar, custodiar, actualizar y disponer, con o sin ayuda de la informática, sin restricción o limitación, información sensible a través de sistemas físicos y electrónicos, de las siguientes bases de datos, cada una con sus respectivas finalidades:

Base de Datos Pacientes y Usuarios

Bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de usuarios de los servicios de la institución, las cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho de usuarios o pacientes autorizan mediante cláusulas en los formatos de consentimiento informado, para que la información que suministran sea utilizada y manejada para los fines pertinentes. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.

La recolección de información para esta base de datos se realiza por medio del software gMedic, el cual cuenta con un servidor en internet. El software realiza backup diario para garantizar la conservación y manejo de la información.

Las finalidades del tratamiento de datos en esta base son:

1. La presentación adecuada de los servicios ofrecidos por ARLETH BERNAL IPS S.A.S. 
2. Definición de demanda y análisis de servicios prestados por la institución.
3. Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.
4. Notificación de pagos generados a ARLETH BERNAL IPS S.A.S.
5. Contactar a familiares en caso de emergencia.
6. Lograr una eficiente comunicación con otros profesionales o entidades que atienden al usuario.
7. Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
8. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios que presta, con el fin de orientar, capacitar e informar.
9. Análisis del riesgo poblacional general e individual de los titulares de los datos y análisis del gasto en salud, a través del reporte de RIPS a las Administradoras de Planes de Beneficio, Secretaría de Salud Distrital o Ministerio de Salud y Protección Social.
10. Cumplir las leyes aplicables a la salud privada y pública en Colombia, incluyendo pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Salud Nacional, Secretaria Distrital de Salud, las autoridades judiciales o administrativas.
11. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

Bases de datos de Empleados

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente o por medio de prestación de servicios, alianzas o contratos, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias; las cuales requerirán autorización previa del titular o su representante legal según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal fin en los documentos de vinculación, prestación o contratos.

Bases de datos de Proveedores y Contratistas

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por la institución en el desarrollo de su actividad. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados, sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular. Esta base de datos se encuentra en archivo Excel en el computador de ARLETH BERNAL IPS S.A.S., quien es la responsable de dicha información. Las finalidades del tratamiento de datos son:

1. Evaluación de bienes y servicios prestados
2. Enviar comunicados en general
3. Seguimiento y gestión de la relación contractual
4. Informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre asuntos de su interés.
5. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Tratamiento de datos públicos

La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por ley, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el resto de principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

 Tratamiento de datos sensibles

La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  hace uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley no se requiera el otorgamiento de dicha autorización, o cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, igualmente que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o dentro del marco de procesos de mejoramiento, este último siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Además de lo anterior, La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  cumple con las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual).

Autorización del tratamiento de datos personales

Para el tratamiento de los datos personales en la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

Al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular, los medios a través de los cuales puede ejercerlos, la forma de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato, y los datos de identificación y contacto del responsable del tratamiento.

La autorización tiene el alcance del envío de la historia clínica del paciente a las empresas de Medicina Prepagada o Entidades Promotoras de Servicios de Salud con el fin de la generación de autorización de servicios.

La información de los datos personales podrá ser suministrada por La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial. La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

 Excepciones a la autorización del tratamiento de datos

No se requerirá autorización del titular de la información para el tratamiento de los datos en los siguientes casos: Cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, Datos de naturaleza pública, Casos de urgencia médica o sanitaria, Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

MEDIOS PARA OBTENER Y OTORGAR LA AUTORIZACION:

La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico,  mensaje de datos, o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada. En ningún caso, el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

Respetando los derechos de los titulares, La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo. Este documento será enviado por correo electrónico para firma digital o de forma física a través de la impresión y firma del Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
3. c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ARLETH BERNAL IPS S.A.S.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto ARLETH BERNAL IPS S.A.S., podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

1. a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S..

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ARLETH BERNAL IPS S.A.S. salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
3. Ser informado por la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. respecto del uso dado a los datos personales recolectados, previa solicitud del Titular presentada a través de los canales dispuestos para tales efectos.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
5. Revocar, en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. a través del Aviso de Privacidad, informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.
7. Tener fácil acceso a la política de tratamiento de datos y conocer cuál es la persona encargada del tratamiento de sus datos, ante quien podrá proceder respecto de la información tratada.

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento de datos personales a cargo de ARLETH BERNAL IPS S.A.S. se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizados por normas jurídicas vigentes y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Se tenga la opinión del menor de acuerdo a su madurez, la cual no tiene relación directa con su edad, sino con su grado de discernimiento.
4. Se cumpla con los requisitos de la ley para el tratamiento de datos personales, como la autorización, la finalidad, la explicación de los deberes y de los derechos de los titulares.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a ARLETH BERNAL IPS S.A.S.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

En el caso en que el titular necesite realizar una consulta adicional o solicite que la información contenida en alguna base de datos de la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. sea actualizada, rectificada, modificada o suprimida, o considere que hay un presunto incumplimiento en la protección de sus datos, éste podrá presentar una consulta/reclamo a través los medios dispuestos para tal fin.

1. Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).
2. Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.
3. Documentos soporte de los hechos.
4. Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo

Consultas

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos. ARLETH BERNAL IPS S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, bajo las siguientes condiciones:

1. a) El Titular deberá hacer llegar su solicitud por medio físico o electrónico y su consulta no tendrá ningún costo.
2. b) El derecho de consulta se podrá ejercer por:

– El Titular o sus representantes, previa acreditación de su identidad.

– Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

– Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

1. c) Información mínima

– El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

– Los documentos que acrediten la identidad de su representante.

– La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

– En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

1. d) Se deberán utilizar los medios de comunicación que se han habilitado para las consultas, como son: Dirección: Avenida Carrera 15 No. 122-35 Consultorio 408 Bogotá D.C. Correo electrónico: info@arlethbernal.com. Teléfono: 3123954053 en Bogotá
2. e) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Teniendo en cuenta que para dar respuestas a consultas generales de información, se dispone para responder lo consagrado en el derecho de petición establecido en la Ley 1755 de 2015, articulo 14, esto es treinta (30) días, se requiere que el solicitante establezca en el asunto de la referencia que es una consulta de información de datos personales, la cual será atendida en los términos señalados anteriormente, esto es en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Reclamos

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo por medio físico o electrónico ante la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. (siempre y cuando sea datos personales, datos referenciados en la historia clínica no podrán ser modificados con posterioridad de acuerdo a normatividad vigente de custodia de historia clínica). Su solicitud será tramitada bajo las siguientes condiciones:

1. a) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

– El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.

– Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

– Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

1. b) Para la solicitud de rectificación, actualización o supresión se deberá utilizar los medios de comunicación que se han habilitado para los reclamos como son: Dirección: Avenida Carrera 15 No. 122-35 Consultorio 408 Bogotá D.C. Correo electrónico: info@arlethbernal.com. Teléfono: 3123954053 en Bogotá, señalados en el Aviso de Privacidad y contener, como mínimo, la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que sustituyan o complementen:

– El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

– Los documentos que acrediten la identidad de su representante.

– La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

– descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que quiera hacer valer el Titular.

– En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

1. c) Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. d) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. se dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
3. f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DEBERES DE LOS RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los deberes de ARLETH BERNAL IPS S.A.S. en su condición de responsable y encargada de la información son los siguientes, a excepción de cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.

Deberes de los responsables del tratamiento de datos personales

1. Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
6. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
7. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
8. Informar al titular de la información el contenido de la presente política a través de los medios idóneos.
9. Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta, uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos al consultorio.
10. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que establece el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, en cuanto a tiempo de respuesta.
11. Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.
12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
13. Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
14. Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los responsables del tratamiento de datos personales

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
5. Adoptar y cumplir con las políticas, manuales y procedimientos que en cumplimiento de las normas sobre protección de datos ha dispuesto el gobierno nacional y que han sido implementadas por la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S.
6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Vigencia

La presente política iniciará su vigencia el día 01 de Mayo de 2024 y tendrá validez mientras la institución ARLETH BERNAL IPS S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Modificaciones

ARLETH BERNAL IPS S.A.S.  se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento y de forma unilateral, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales dichas modificaciones a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar el retiro de su información a través de los canales indicados. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando ARLETH BERNAL IPS S.A.S. tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

Responsable del tratamiento: Dra. Arleth Patricia Bernal Vásquez

Dirección: Avenida Carrera 15 No. 122-35 Consultorio 408 Bogotá D.C.

Correo electrónico: info@arlethbernal.com

Teléfono: 312 3954053